De acuerdo a un análisis de Cushman & Wakefield, es importante, por ejemplo, incorporar desde el primer día un Project Manager o arquitecto para definir los requerimientos que la empresa necesitará en el nuevo espacio, así como entender las dinámicas del mercado.
Arrendar una oficina para la operación de una empresa es un proceso que parece fácil. Pero las cosas a veces no son tan sencillas, afirma Gustavo Valenzuela, Head of Transactions GOS de Cushman & Wakefield. Señala que para evitar perjuicios que puedan traer complicaciones en un contrato de arriendo, existe una serie de buenas prácticas que se deben considerar. De acuerdo al ejecutivo de la empresa de servicios inmobiliarios corporativos, ‘no es extraño encontrar condiciones comerciales y cláusulas perjudiciales para el arrendatario. Una de las más comunes es encontrar que los contratos son establecidos en UF e incluyen incrementos anuales de la renta’. Por eso, recomienda tener en cuenta lo siguiente:
1. Disponer de asesoría durante el proceso: ‘Es importante incorporar desde el primer día un project manager o arquitecto para definir los requerimientos que la empresa necesitará en el nuevo espacio, no solo en términos de tamaño, sino que también de instalaciones técnicas y equipamiento. Contar con la ayuda de un especialista desde el principio del proceso que aplique las últimas tendencias de ergonomía, funcionalidad y ocupación de oficinas, que calcule el ratio de metros cuadrados por tipo de usuario y parámetros espaciales y técnicos, permitirá evitar cerrar el contrato con una oficina que en el futuro no cumpla con las condiciones requeridas.
2. Búsqueda y selección: Para encontrar una oficina que satisfaga los requerimientos previamente establecidos, dice, ‘es necesario entender el mercado: conocer los principales índices (stock, vacancia, disponibilidad, nueva oferta, absorción), además del historial del lugar, las estadísticas acumuladas y las experiencias calificadas para el tipo de arriendo y mercado específico’. Es importante, agrega, hacer un muestreo de todas las oficinas disponibles que, en términos espaciales y de ubicación, satisfagan el requerimiento definido y el presupuesto. Asimismo, es clave evaluar el financia miento de los proyectos seleccionados y tener claridad del presupuesto disponible en términos de flujo para el pago del arriendo y los gastos comunes, como también en el requerimiento inicial de capital para la habilitación de las oficinas.
3. Negociación y cierre: El proceso de negociación será muy diferente, señala, ‘si el propietario es un inversionista institucional una empresa o un inversionista particular. Cada caso contempla una multiplicidad de temas que un especialista podrá traer a la mesa en las conversaciones previas a la firma del contrato. Es importante acotar al máximo todas las facetas que pueden afectarlo. Esto significa que, al revisar minuciosamente todos los puntos con conocimiento previo de cómo funciona cada tipo de arrendamiento, se previenen futuras sorpresas y la aparición de puntos desconocidos difíciles de solucionar’. Es imprescindible, afirma, verificar la legalidad del contrato que se va a firmar y validar la relación entre el inmueble y los firmantes en representación de la arrendadora, y que la persona que firma tiene el derecho y la autoridad frente a la propiedad para cerrar el contrato’.
4. Contrato en régimen: ‘Un contrato contiene protocolos de comunicación que ambas partes deben cumplir. Normalmente, luego de la firma la relación entre ambas partes se distiende. Sin embargo, es conveniente seguir al pie de la letra los acuerdos alcanzados —que incluyen plazos y protocolos de comunicación— acerca de procesos y decisiones que afectan la propiedad’, dice el experto. No son extraños, comenta Gustavo Valenzuela, los casos en que la empresa necesita cambiar su oficina e invierte tiempo y recursos en un nuevo proyecto; sin embargo, al no avisar con anticipación, y en acuerdo con lo estipulado en cláusula firmada originalmente entre las partes, el contrato de la oficina actual fue renovado automáticamente’.
Fuente: El Mercurio – Propiedades